Kevesebb e-mail = több figyelem

A hatékony munka legnagyobb ellensége a megszakítás. Minden alkalom, amikor a figyelem valami másra irányul. Éppen ezért kikapcsoltam a legtöbb ping-et, ding-et és bang-et a gépemen, nincs hangjelzés akkor amikor levél érkezett (pedig milyen menő volt ez sok sok éve, “You’ve got mail” hangfájl amikor beesett egy levél)

A figyelmemet megszakítja az amikor felhívnak telefonon (gyűlölöm a telefont, ezért délelőtt egy részében be sem kapcsolom, amikor a kampányokat, fontos dolgokat nézem át). De kell, fontos, elkerülhetetlen, és agresszívan követeli hogy vegyem fel. Van rá pár másodpercem.

Screen_shot_2012-07-18_at_18

Lassan az e-mail veszi át ugyanezt a szerepet a gép előtt. Mivel számítógép előtt dolgozom (és az ügyfeleim többsége is), ezért lassan elvárják, hogy majdnem real-time válaszoljak a levelekre. De nem. Nem akarom megszakítani egy kampánystratégia kidolgozását, hogy azonnal válaszoljak arra, ami valójában neki is 10 másodperc lenne megnézni. Persze van aki ír egy levelet, és felhív, biztos ami biztos. 

A figyelem valami olyasmi mint az alvás. Ha sikerül egyben lenyomni a 8 órát, akkor kipihent vagyok. Ha már csak 2 részletben, akkor ugyan pihentem, de morcosan ébredek. Ha 8 órát 10 részletben, akkor olyan mintha összesen 3 órát aludtam volna az éjjel. A munkám hatékonysága hasonló, minél több a megszakítás, annál kevesebbet tudok teljesíteni.

A legnépszerűbb legelterjedtebb levelezőprogram pedig arra tanít minket (engem már nem, váltottam mac-re), hogy multifunkciós legyen a levelezőprogramom. A todo lista, levelező, project management szoftver, naptár, dokumentumtár, címlista, minden. De ez hibás koncepció, arra ösztönzök mindenkit hogy felejtse el, sokkal hatékonyabb ezekre mindre külön eszközt, programot használni, kicsivel sem lassabb, de legalább megszűnteti a függőséget az e-mail-től.

Az e-mail olyan mint a vírus. Sokszorozódik, de csak önmagáért, egyéb célja nincs. Gondolj az olyan levelekre amelyre mindekit ráraknak, az a biztos ha mindenki tud róla. Szerinted egy menedzser elolvassa azokat a leveleket amit cc-ben kap? Akkor minek kap belőle egyáltalán? Ja, hogy ha el lett küldve, akkor a felelősség is oszlik? Rossz hírem van, kis cégeknél nem adunk az ilyenekre.

Megfogadtam, csak annak küldöm cc-ben, ahol a plusz másolat értelmes, oka van.

Plusz megfogadtam magamban, hogy egyszavas leveleket nem írok többé. Nincs olyan hogy ok, vagy szuper! Megtartom magamnak.

És gondolj arra, hogy az e-mailben küldött doksik hogyan sokszorozódnak, okoznak bosszúságot az ugyanazon néven sokadjára küldöt doksi verziók, ááá. (ja, nem értem. Ha mondjuk egy banner verzió túl nagy méretű, akkor az aznap elkészített és küldött második, harmadik, negyedik, ezredik verziót miért nem lehet elnevezni _v1, _v2, és _v1000 kiegészítéssel a filenév végén???) 

Ezen a területen mintha lenne fejlődés, közösen szerkesztett doksikat már sokan a felhőben kezelik, egyszerűen megspórolják a sávszélességet és az ezer verziót, és egyet szerkesztenek csak. Ez jó, mi is így csináljuk.

Az e-mail helyett mi cégen belől elkezdtük használni először a Google Wave-et (ameddig volt), majd sok keresés után most egy egyszerű project management szoftvert (online). Ott témánként megbeszélünk, feladatokat osztunk ki, minimális az egymás közötti levelezés. És ez így jó.

Legyen az e-mail az, amire való. Térben, időben, a fejekben is. És nem egy szuperuniverzális
projektmenedzsmentlevelezőcsettelőnaptárcímlistatökömadatbázisfranctudjamégmi

Neked hány leveled érkezik egy nap?

És abból hány a teljesen felesleges?

Screen_shot_2012-07-19_at_7

Ha tetszett a cikk, oszd meg kollégáiddal, ismerőseiddel is,  hogy ők is értesüljenek az itt leírtakról:

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: twitter
Megosztás itt: linkedin
Megosztás itt: reddit
Megosztás itt: email
Megosztás itt: print

Legfrissebb cikkeink